Wsparcie i mentoring przy pracy kreatywnej

Nie znam osoby, która nie słyszała powiedzenia czas to pieniądz, podobnie jak tego, że czasu nie można kupić. Jak to możliwe, że część z nas szybciej się uczy, lepiej zarabia i znajduje czas na swoje hobby, czy spotkania ze znajomymi? Po prostu takie osoby umieją świadomie oszczędzać czas i efektywnie wykonywać swoją pracę. W tym artykule chciałbym podzielić się swoją metodą, która poprawnie stosowana zwiększy waszą produktywność przynajmniej dwukrotnie.

“Są ludzie pozbawieni poczucia czasu. Chcą zrywać kwiaty, które się jeszcze nie stały kwiatami: i wtedy okazuje się, że nie ma kwiatów.“ - Antoine de Saint-Exupéry

Praca nad produktywnością zawsze kojarzy mi sie z pracą silnika - stąd takie zdjęcie tytułowe artykułu :-) Mam tutaj oczywiście na myśli pracę ciągłą, w której musimy działać i spełniać określone normy w ustalonym czasie, pracując właśnie maszyna jaką jest silnik. Po ponad piętnastu latach spędzonych w branży kretywnej nauczyłem się, że nie o to w życiu chodzi, aby stawać się bezmyślną maszyną wykonującą pracę zgodnie z określonymi normami. Uważam, że prawdziwa produktywność polega na uzupełnianiu swojego dnia różnymi aktywnościami, które są dla nas najważniejsze w danej chwili, pozbywając się tym samym całej reszty innych zadań, które tylko rozpraszają nas i nie ukierunkowują na drogę, którą chcemy podążać. Praca po dziesięć godzin dziennie i bycie ciągle zajętym nie sprawia, że staniemy się lepszą wersją samego siebie. Kiedyś tak myślałem i po kilku latach zrozumiałem, że do niczego mnie to nie zaprowadziło.


Istota i znaczenie produktywności

Aby coś rozwiązać, czy udoskonalić wychodzę z założenia, że pierw trzeba poznać jego istotę. Zastanówmy się zatem w jakich aspektach można rozpatrywać produktywność:

  • ekonomiczno-społecznym jako filozofię myślenia ukierunkowaną na osiąganie postępu poprzez poprawną organizację i wsparcie wszelkiego rodzaju przedsięwięć mające na celu ogólne podniesienie naszej efektywności dla przykładu poprzez zwiększenie swojej pozycji rynkowej czy poprawę warunków naszej pracy.
  • technicznym jako miarę efektywności naszego działania wyrażaną stosunkiem wielkości dla przykładu wyprodukowanych zabawek do zużytych zasobów wejściowych tj. kapitału, czy materiałów.

Z powyższych aspektów, możemy wywnioskować, że celem produktywności jest właśnie zwiekszenie własnej efektywności gospodarowania swoim czasem i zasobami. W całym tym procesie najistotniejszym elementem jest człowiek, a w szczególności jego zapał i zaangażowanie, które stanowią potencjał twórczy do ciągłego doskonalenia.

“Odkładanie na później to największy złodziej. Kradnie Twój czas, sukcesy, cele, życie…” - Brian Tracy

Proces dokonalenia naszego myślenia może być czymś niezwykłym, o czym przekonuje Marka Adams podczas swojego wystąpienia na TEDx Talks. Podczas wystąpienia Mark obrazuje czym jest myślenie o wydajnej pracy oraz jak wznieść je na zupełnie nowy poziom umożliwiając osiąganie niemal każdego wyznaczonego celu.


Jakie czynniki wpływają na naszą produktywność?

Poziom naszej produktywności zależy od bardzo wielu powiązanych w czasie czynników, które wznajemnie się dopełniają. Spróbujmy zidentyfikować te, które są najważniejsze. W literaturze przyjmuje się, że czynniki mające wpływ na produktywność dzieli się na dwie podgrupy:

  • czynniki zewnętrzne do których zaliczamy te parametry, które nie podlegają naszej kontroli dla przykładu polityka rządu, mechanizmy instytucjonalne, uwarunkowania polityczne, klimat dla działalności gospodarczej, dostępność środków finansowych, czy zasoby naturalne (ziemia, energia, surowce, woda czy siła robocza)
  • czynniki wewnętrzne do których zaliczamy te parametry, które podlegają wewnętrznej kontroli i możliwości weryfikacji, do których zaliczamy między innymi zasoby ludzkie, środki pracy, materiały i energię, wykorzystaną technologię, czy sposób zarządzania.

Uważam, że każdy z nas posiada w dyspozycji niewykorzystane zdolności produkcyjne. Przy odpowiednich warunkach i pracy nad sobą możemy osiągnąć rzeczy, które wydawały się naszymi górami nie do przejścia. Często miewasz poczucie, że czas ucieka ci przez palce, a po codziennej ciężkiej pracy zostaje nadal sporo niezałatwionych spraw w twoim grafiku? Czas zastanowić się jak poprawić produktywność i zarządzenie sobą w czasie! Poniżej przedstawiam swoje wypracowane wskazówki:

  • Ogranicz multitasking - Wykonywanie kilku zadań jednocześnie negatywnie wpływa na naszą jakość pracy, marnując tym samym nasz cenny czas co zostało potwierdzona w wielu międzynarodowych badaniach (David L. Strayer i współpracownicy na łamach „Human Factor” dowodzą, że rozmawianie przez telefon podczas prowadzenia samochodu jest również niebezpieczne jak prowadzenie pod wpływem alkoholu). Podczas swojej pracy staram się rozbijać swoje zadania na jak najmniejsze możliwie kroki oraz wykonywać wyłącznie jedno zadanie w danej chwili. Nie przejdę do kolejengo zadania dopóki nie skończę obecnego zadania.
  • Podziel swoją pracę na głęboką i płytką - W swoim dniu pracy zaplanuj dwie lub trzy godziny w których nic nie będzie Ciebie rozpraszać. Ten czas poświęć na realizację zadań głębokich, które wymagają skupienia i zaangażowania sporych zasobów np. pisanie, projektowanie, czy programowanie. Pracą płytką dla przykładu pisanie maili, spotkania czy telefony możesz zająć się w mniej sprzyjających warunkach. Najlepszym czasem do pracy głębokiej dla mnie są godziny poranne od 5:30 do 7:00
  • Odbieraj maile raz dziennie - Jednym z najbardziej znanych nam wszystkim rozpraszaczy jest email. Każdy z nas je otrzymuje w różnej ilości i odstępach czasowych. Pierwszym krokiem w drodze do optymalizacji jest uświadomienie sobie, że email jest jedynie środkiem przekazywania informacji i nie stanie się nic złego jak nie sprawdzimy naszej poczty w ciągu kolejnej godziny. Osobiście staram się korzystać z poczty mailowej maksymalnie dwa razy dziennie po godzinie 12:30 oraz wieczorami. Pozwala mi to zerwać z rutyną odpisywania na każdy mail jaki tylko pojawi się w mojej skrzynce.
  • Jeżeli komuś się spieszy ty nie musisz zacząć się spieszyć - Pracując w branży kreatywnej zauważyłem, że wszystkie zlecenia, czy projekty pochodzące od osób, którym się spieszą źle wpływały na moją pracę. Z reguły osoba pracująca w pośpiechu miewałą krótki termin realizacji i oczekiwała 110% dostępności. Pamiętaj, że aby być produktywnym to Ty musisz dyktować warunki na jakich pracujesz. Jeżeli ktoś je zmieni, zniszczy nie tylko Twój dzień, ale i wpłynie na Twoje działania w obrębie całego tygodnia pracy.
  • Przeprowadź cyfrowy detoks - Spędzamy coraz więcej czasu w różnych sieciach społecznościowych w szczególności korzystając z urządzeń mobilnych. Systemy mobilne dzięki powiadomieniom PUSH osiągneły mistrzostwo w zdobywaniu naszej uwagi. Nic dziwnego że nie możesz się skupić jak co chwilę otrzymujesz kolejne powiadomienie. Pamiętaj, że to Ty budujesz swój poziom komfortu pracy, decydując, które alarmy musisz otrzymywać w czasie rzeczywistym i które mogą na Ciebie poczekać. Nie nadawaj wszystkim powiadomieniom tego samego priorytetu. Osobiście podczas pracy nad jakimkolwiek zadaniem staram się włączać nawet tryb samolotowy. Dzięki temu mam 100% pewność, że inne bodźce mnie nie rozproszały.
  • Planuj swój dzień nie tylko pod względem priorytetów i zadań jakie musisz wykonać. Możesz przecież ustalić na sztywno ramy czasowe w jakich będziesz wykonywał poszczególne czynności, dla przykładu: praca głęboka 7:00 - 10:00, telefony: 10:30 - 12:00, email 12:30 - 13:30, odebranie dziecka ze szkoły 14:00 - 16:00 itd. Staraj się trzymać ustalonych przez siebie norm.
  • Korzystaj tylko z aplikacji, których potrzebujesz - Jeżeli w tej chwili projektujesz nową okładkę książki, a masz włączony program pocztowy to wyłącz go. Kiedy zajmujesz się określonym zadaniem skupiaj się wyłacznie na narzędziach, które są Tobie potrzebne do realizacji określonego zadania tu i teraz. Kiedy programuję wyłączam (a nawet "zabijam") wszystkie niezbędne aplikacje i procesy w swoim komputerze, tak aby jakieś okno mnie nie rozpraszało.
  • Wykorzystaj metodę Ivy Lee - Ułóż plan kolejnego dnia pracy tuż przed wyjściem z biura. Wypisz pięć lub sześć najważniejszych punktów którymi masz się zająć kolejnego dnia. Plan wcale nie musi być ultradokładny. O tym jak dokładnie wykorzystać metodę Ive Lee pisałem w poniższym artykule.
Jak zwiększyć swoją produktywność metodą Ivy Lee?
Wszyscy przedsiębiorcy posiadają ten sam wspólny element, jest nim czas jakim dysponujemy każdego dnia. Każdy z nas ma do dyspozycji zawsze 24 godziny i to jak go wykorzystujemy zależy wyłącznie od nas. Mimo to wydaje się nam, że niektóre osoby mają go dwa razy więcej. Każdy z nas pamięta te uczuc…
  • Zastosuj technikę Pomodoro - Wiele ludzi uważa, że czas jest ich wrogiem, z którym ścigają się tak aby dotrzymać ustalonych terminów. Z pomocą przychodzi nam technika Pomodoro która uczy nas, jak pracować ze swoim czasem. Technika ta zapewnia nam maksymalne skupienie i przejrzystości umysłowej podczas wykonywania zadań. Polega ona na wykonywaniu swojego zadania podczas 25-minutowych sesji pracy po których następnie robimy 5-minutowe przerwy. Po pięciu takich sesjach robimy sobie dłuższą przerwę. Podział pracy na stosunkowo krótkie odcinki czasowe ma wiele zalet. Co najważniejsze pozwala na pracę w skupieniu. Świadomość upływającego czasu zwiększa też Twoją wydajność, bo chcesz skończyć zadanie przed przerwą. Prawda?
  • Wykorzystuj zasadę dwóch minut - Davida Allen w swojej książce "Getting Things Done", wyjaśnia w jaki sposób można zwiększyć swoją produktywność. Jeśli natkniesz się na zadanie które zajmuje mniej niż 2 minuty, wykonaj je tu i teraz! Większość zadań, z którymi zwlekasz, nie jest naprawdę trudna - masz talent i umiejętności, aby je wykonać - po prostu unikasz ich rozpoczynania z tego czy innego powodu. Reguła 2-minutowa pozwoli Tobie pokonać odkładanie i lenistwo, ułatwiając podjęcie działania zwiększając przy tym Twoją efektywności.
  • Kiedy zaczynasz nowy nawyk, powinno to zająć mniej niż dwie minuty - Zastanawiałeś się kiedyś czy wszystkie swoje cele możesz osiągać w mniej niż dwie minuty? Zapewne nie jest to możliwe, ale każdy cel może być rozpoczęty w ciągu 2 minut lub mniej. I taki jest właśnie cel tej zasady. Jeżeli chcesz zacząć coś nowego po prostu to zrób, przeczytaj pierwszą stronę nowej książki (zasada 2 minut) i zanim się obejrzysz, pierwsze cztery są już za Tobą. Powtarzaj to regularnie, w ten sposób stworzysz nowy nawyk. Mówi się, że większość z nas potrzebuje 21 dni na to, aby wdrożyć nowy nawyk w swoje życie.
  • Wykonuj najpierw najtrudniejsze zadania - Każdy z nas po porannym przebudzeniu posiada najwięcej energii umysłowej, która niezbędna jest nam właśnie podczas wykonywania najcięższych zadań. Trzeba pamiętać, aby ustalając nasz grafik pracy zajmować się zadanami najtrudniejszymi na samym początku, które będą wymagać od nas najwięcej energii. Będąc zmęczonym, i tak nie wykonamy naszego zadania co będzie skutkowało przeniesieniem go na kolejny dzień... a później na kolejny i kolejny.... Wiesz do czego to może prowadzić?
  • Wstań i przejdź się - Kolejny kwadrans spędzasz przed monitorem, i nadal nie wiesz jak rozpocząc wykonywać swoje zadanie? Natychmiast wstań z fotela i przejdź się po pokoju lub wyjdź na krótki spacer. W międzyczasie zrób 10 pompek, włącz radio i daj chwilę odpocząć swojemu umysłowi. Rozluźnij się, nie udało się trudno. Uda się przy kolejnym podejściu!
  • Idź spać i nie wmawiaj sobie niczego! Nie rób nic na siłe, jeżeli czujesz że wewnętrznie nie dasz rady już dzisiaj wykonać kolejnego zadania lub czujesz się po prostu zmęczony, spróbuj się zdrzemnąć. Drzemka 15-20 minutowa doda ci nową dawkę energii.
"Istnieją tylko dwa dni w roku, w których nic nie może być zrobione. jeden nazywamy wczoraj, a drugi jutro." – Dalajlama XIV

Wykreuj swój poranny rytuał

Wiele osób, które znam posiada problem z porannym obudzeniem się i rozpoczęciem swojego dnia. Dlatego trzeba pracować nad swoją dzienną rutyną. Odpowiednio wypracowany plan pobudki pomaga wskoczyć na dobrą drobę. Najlepiej aby ten plan przekształcił się w Twój codzienny nawyk!

Dobrze rozpoczęty dzień pozytywne wpływa na Twoje nastawienie psychiczne sprawiając, że dzień będzie bardziej produktywny. Poranna rutyna tworzy uczucie pewności poprawiajać również twoje wewnętrzne ego.

Kilka ciekawych rytuałów dnia:

  • Steve Jobs każdego dnia wstawał, ścielił łóżko, brał prysznic, a potem spoglądał w swoje lustro. Zamykał oczy i pytał: "Gdyby dzisiejszy dzień był moim ostatnim dniem życia, czy byłbym zadowolony z tego, co mam uda mi się dzisiaj osiągnąć?" Jeśli odpowiedź brzmiała nie przez kilka dni z rzędu, wiedział, że trzeba coś zmienić. A co Ty byś zrobił, gdyby dzień dzisiejszy był ostatnim dniem Twojego życia?
  • Barack Obama były prezydent Stanów Zjednoczonych rozpoczynał swój dzień na dwie godziny przed pierwszym zaplanowanym wydarzeniem, co często oznaczało wstanie wcześniej niż o 5 rano.
  • Rytuał Leszka każdego dnia budzę się przed godziną 6.00 i wypijam jedną szklanę wody z cytryną. Następnie przechodzę do intensywnych ćwiczeń, które muszą trwać minum 30 minut, po których biorę zimny prysznic. Warto również zjeść poranne śniadanie.
"Jeśli nie zaprojektujesz swojego własnego planu życia, masz szanse, że wpadniesz w plan kogoś innego. I zgadnij, co Ci zaplanowali? Niewiele. "‌‌- Jim Rohn

Znasz moje zasady, czas utworzyć swój kontrakt i zacząć działać!

Jak pewnie zauwazyłeś, ustalenie jasnych i przejrzystych zasad pozwala uwolnić mnie od niepotrzebnych decyzji jakie napotykam podczas swojego dnia. Zachęcam, abyś rozpoczynajać swoją wewnętrzną przemianę rozpoczął od skontruowania własnego kontraktu, w którym zawrzesz procesy postępowania, które mają Tobie pomóc podczas produktywnej pracy. Powołuje się na ustalone przez siebie zasady i sprawa jest jasna.

Poniżej podzielę się z wami moim kontraktem:

  1. Planuję następny dzień pracy zgodnie z zasadą Ive Lee. Zdaję sobie sprawę, że bez nawet prostego planu nie osiągnę określonego rezultatu. Dlatego zawsze przed wyjściem z zakłądu pracy opracowuję plan 6-8 kroków na następny dzień, dzięki czemu nie muszę się zastanawiać co muszę robić po przyjściu dopracy. Więcej o zasadzie Ive Lee pisałem tutaj.
  2. Śpię minimum 5.30h dziennie. Wiem, że krótszy sen wpływa negatywnie na cały mój dzień.
  3. Ćwiczę codziennie w dni robocze. Zauważyłem, że intensywny poranny trening szczególnie rano o godzinie 6.00 tuż po przebudzeniu pozytywnie nastraja mnie na cały dzień.
  4. Nie używam social media w czasie pracy. Jestem świadomy jak bardzo media społecznościowe wpływają na moją produktywność. Dlatego korzystanie z nich staram się ograniczać wyłącznie do określonych godzin.
  5. Mierzę swój czas. Czas to jedyny zasób nieodnawialny. Nie chciałbym aby mi go zabrakło. Dlatego staram się na bieżąco śledzić czas jaki poświęcam na różne zadania.
  6. Nie pracuję dla innych po 16:30. Ta zasada pomaga mi oddzielić pracę w swojej firmie od osobistego życia zawodowego i zycia prywatnego.
  7. W pracy robię regularne przerwy. Przynajmniej 15 minut co dwie godziny. Do tego 15 minutowa drzemka po południu. Taki „zestaw”przerw pomaga mi utrzymać poziom energii na zadowalającym poziomie aż do końca dnia.
  8. Czytam każdego dnia. Staram się pogłębiać swoją wiedzę w różnych dziedzinach, dlatego staram się uczyć na cdzych błędach i czerpać garściami z doświadczeń ludzi mądrzejszych ode mnie.

Zauważ, że w powyższych zasadach nie ma magicznej sztuczki. Każdy punkt to czysty rozsądek. Oczywiście łatwo jest przymknąć oko na własne potknięcia podczas realizacji swojego planu, łamiąc lub naginając jakaś zasadę. Dlatego warto spisać swój kontrakt gdzieś w notecie (nie tym cyfrowym). Gdyby nie istniały gdzieś fizycznie jako spisany kontrakt, trudniej byłoby pracować nad sobą.

“Organizacja czasu wymaga od Ciebie Trzech S: samodyscypliny, samorozwoju i samokontroli.” - Brian Tracy

Zastanów się jak mógłby wyglądać Twój kontrakt, aby stosowanie się do niego doprowadziło cię tam gdzie od dawna chcesz dotrzeć?‌


Podczas swojej pracy używaj papieru

Dr. Gail Matthews z uniwersytetu w Kalifornii przeprowadziła badania na 270 osobach. Wynika z nich, że zapisując swoje cele na kartce papieru zwiększasz szanse ich osiągnięcia o 42%.

Uważam do dzisiaj że w papierze jest coś niezwykłego. Może to brak klawisza "usuń". Osobiście mogę potwierdzić, że wszystko co ląduje na papierze ma dla mnie dużo większe znaczenie i priorytet. Dlatego całe moje biurko potrafi być wypełnione karteczkami.


Wnioski

Wyrobienie nowych nawyków może okazać się nielada wyzwaniem. Mówi się, że wyrobienie nowego nawyku zajmuje średnio 21 dni. Oczywiście ten czas dla każdego z nas może być inny. Mam nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu nie zostaniesz jedynie biernym odbiorcom, a postarasz się chociaż spróbować wcielić je w swoje życie.


Dołącz do newslettera | Otrzymaj wgląd za kulisy mojego bloga!
Raz w miesiącu po jednym mailu. Jeśli twoje zainteresowania pokrywają się z tematyką bloga, na pewno spodoba ci się mój comiesięczny newsletter, który wysyłam w każdy pierwszy czwartek miesiąca do subskrybentów. -------------------------------------------------------------------------------- ---…

Podzielisz się artykułem z innymi? Dzięki przyciskom po prawej stronie ekranu zajmie ci to tylko chwilę.

‌‌