Zauważyłeś, że rozwijajać lub tworząc produkt skupiasz się wyłącznie na osiągnięciu określonego rezultatu? Dzieje się to tak, że często pomijamy mniej dla nas ważne elementy całej układanki. Pamiętaj, że one również są ważnym trybikiem całej maszyny zwanej procesem.

Każdy produkt, czy usługa jaką świadczysz to seria powiazanych ze sobą działań tworzących proces. Celem naszego produktu, czy usługi jest rozwiązanie określonego problemu naszego Klienta lub osiągnięcie określonego efektu np. zwiększenie liczby obserwujących na Instagram Stories. Pamiętaj kij zawsze ma dwa końce, nie chciałbyś robić przecież czegoś, co nie przyniesie Tobie korzyści. Prawda?

W życiu codziennym, każdy z nas szuka doskonałości. Zauważyłem, że osoby początkujace w biznesie, czy branży kreatywnej starają się zrealizować swoje pierwsze cele za wszelką cenę, nie patrząc przy tym na koszty i negatywny wpływ niektórych działań. Życie jednak daje nam lekcję i każda następna realizacja, czy przedsięwzięcie pozwala zdobyć doświadczenie i widzę, która przydaje się przy kolejnych wyzwaniach. Dzięki niej podświadomie wiemy, czego konkretnie unikać, lub jakiego rozwiązania zastosować, aby osiągnąć zamierzony cel szybciej. Tak właśnie tworzą się procesy, które stosujesz w swojej pracy, ale czy na pewno są one idealne i wydajne?

W tym celu powstała filozofia Kainzen. Wywodzi się ona z japońskiej kultury i praktyki zarządzania, która odnosi się do ciągłej i niekończącej się poprawy funkcjonujących procesów w przedsiębiorstwie lub nawet w Twoim codziennym życiu.

W 1896r. mistrz Masaaki Imai w swojej książce opisał praktykę ciągłego doskonalenia (Lean Management), zwaną kaizen, która w wolnym tłumaczeniu oznacza nieustanne poprawianie, ulepszanie, doskonalenie.

Założenia Kaizen

Każdego dnia jesteś związany z wieloma grupami społecznymi tj. rodzina, znajomi, pracownicy z firmy, współpracownicy ze stowarzyszenia, członkowie klubów krótkofalarskich. Ze względu na ciągle zmieniający się świat każda z grup społecznych wymaga ciągłego doskonalenia w każdej sferze życia.

Dążenie do doskonałości (tzw. ciągłe doskonalenie) odbywa się w oparciu o ustaloną listę kroków, która selektywnie eliminuje wszelkie zauważone niezgodności, tym samym ucząc się i wyciągając wnioski z każdego dnia jaki przeżyliśmy. Zasadniczo doskonalenie zgodnie z zasadami Kaizen odbywa się powoli, a sam proces przynosi wymierne wyniki w dłuższej perspektywie czasowej, kształtując takie cechy jak: organizacja czasu pracy, samodyscyplina, rozwój umiejętności, szukanie rozwiązań, czy umiejętność uczestnictwa w pracy zespołowej.

Rodzaje Kaizen

Kaizen wyróżnia dwa rodzaje sztuki doskonalenia tj.:

  • Kaizen przepływu jak sama nazwa wskazuje dotyczy doskonalenia przepływu informacji i materiału w naszym przedsiębiorstwie. Często utożsamiany jest z reorganizacją całego działu, a nawet całej firmy.
  • Kaizen procesu dotyczy pojedyńczego usprawniania stanowiska pracy, czyli Twoich procesów w oparciu o które wykonujesz swoje produkty lub świadczysz usługi. Celem doskonalenia jest wykonywanie drobnych usprawnień (tj. małych kroków), które wymagają małego wysiłku wdrożeniowego.

Warto wspomnieć, że w filozofii Kaizen najistotniejszym czynnikiem jest optymalizacja czasu pomiędy znalezieniem problemu, a samym wdrożeniem usprawnienia w naszym procesie. Działania muszą być szybkie i skuteczne, nie możemy reagować przecież po roku od znalezienia usterki, czy wady.

Kaizen to sekret lepszej pracy i szczęścia

Zastosowanie Kaizen w działałności i życiu codziennym

Wykształcenia otwartości na zmiany i utworzenie nowej, stabilnej kultury organizacyjnej, wymaga lat. Masaaki Imai, który rozpropagował podejście Kaizen na świecie w jednym z wywiadów powiedział: "Mimo porażki zalecam, aby kontynuować podjęte działania. Przeanalizować, co zostało zrobione źle i próbować dalej. Kultura ciągłego doskonalenia, wdrożona z sukcesem, wynagradza później przez lata włożony wysiłek. Moja rada jest taka, aby pracować nad tym przez przynajmniej trzy lata. Dopiero wtedy można ocenić rezultaty."

Doskonalenie naszego procesu wykorzystując zasadę Kaizen może odbywać się na wielu płaszczyznach naszej firmy, dla przykładu:

  • poprawa jakości wyrobu,
  • redukcja kosztów produkcji,
  • stworzenie odpowiednich kryteriów oceny pracy i nagradzania pracowników,
  • usprawnienie logistyki
  • eliminacja problemów technicznych
  • i wiele więcej

Rozwijajac swój biznes to właśnie Ty wiesz dokładnie co u Ciebie się sprawdza, a co nie działa i wymaga udoskonalenia. Nawet jeżeli masz problem z określeniem swoich pierwszych celów, zawsze możesz zapytać o zdanie swojej społeczności - klientów. Oni zawsze chętnie porozmawiając z Tobą o produkcie, czy usłudzie jaką nabyli.

"Jesteśmy tym, co w swoim życiu powtarzamy. Doskonałość nie jest jednorazowym aktem, lecz nawykiem" - Arystoteles

Jakie kroki zatem trzeba powziąć, aby wdrożyć Kaizen w swoim życiu?

  1. Obserwacja - obserwuj swoje codzienne działania i procesy. Zastanów się co w nich działa, a co należy usprawnić. Możesz również powołać osobę na osobne stanowisko pracy, która będzie nadzorowała szkolenia pracowników i dbała o szerzenie idei Kaizen.
  2. Analiza - przeanalizuj dokładnie problem, zastanów się nad przyczynami jego wystepowania. Przeanalizuj reklamacie i uwagi swoich klientów pod względem kosztowym i ilościowym. Opisz zebrane wnioski dokładniej na papierze.
  3. Przygotuj plan usprawniania - na podstawie zebranych wniosków przygotuj pierwszy plan swojego udoskonalenia, który zawiera dokładną listę kroków eliminującą dany problem.
  4. Wdróż plan - Ustal dzień i wdroż usprawnienie, ważne jest aby zrobić to jak najszybciej po znalezieniu problemu w swoim procesie.
  5. Sprawdź, czy nadal występują problemy - Cyklicznie sprawdzaj, czy wdrożone usprawnienie w 100% eliminuje znaleziony problem. Nie bazuj na jednej opini, odczekaj, zbierz większą próbę danych i ponownie przeanalizuj wszystkie przypadki.
  6. Podejmij działania usprawniające - Jeżęli okaże się, że wprowadzone rozwiązanie posiada luki, czas przygotować kolejne usprawnienie i ponownie powtórzyć krok 4 i 5
  7. Ustal standard - Po kilkunastu miesiącach kiedy to wykonanie tej samej czynności przynosi wymierne korzyści i zawsze ten sam rezultat mówimy wtedy o standardzie.

Jak widzisz powyższa lista kroków nie jest wcale długa i skomplikowana. Wymaga jedynie Twojego zaangażowania.

Inne przykłady:

  1. Zwiększenie zaangażowania zespołu - Informacje odnośnie firmy, bieżącej działalności przekazywane są podczas cotygodniowych spotkań kadry kluczowych pracowników z zarządem. Wszelkie uwagi klientów są uważane za miejsca do poprawy i doskonalenia. Również uwagi pracowników warte są naszej uwagi!
  2. Ciągłe doskonalenie - Opracowywanie corocznych kamieni milowych, które muszą mieć znamiona dalszej poprawy. Określone przez nas kamienie, mogą być później monitorowane miesięcznie uwzględniajać różne statystyczne wskaźniki.
  3. Analiza kosztu jakości - Koszty działalności operacyjnej możemy podzielić na powstałe zewnętrznie np. reklamacje klientów, oraz na wewnętrzne powstałe na terenie firmy. Koszty zewnętrzne możemy analizować ze względu na przyczynę ich powstania oraz na to jaki proces jest odpowiedzialny za nie. W skali miesiąca możemy porównywać koszty reklamacji do stosunku wartości naszej sprzedaży.
  4. Doskonalenie jakości wyrobu - Kontrola podczas produkcji wyrobu może polegać na dodatkowej samokontroli przez pracownika. Pracownik w zakresie swoich kompetencji może posiadać możliwość wstrzymania produkcji w celu wyeliminowania usterki w produkcie. Np. tworzony sklep internetowy nie zawierał informacji zwrotnej o zamówieniu dla Klienta. Programista może poza zamówieniem wdrożyć taki moduł usprawniając produkt.

Podsumowanie

Filozofia Kaizen to przede wszystkim sposób twórczego myślenia, który poprawnie wdrożony możę przynieść ogromne korzyści nie tylko dla Twojej firmy, ale również dla Twojego życia osobistego. Na pewno nie jest to środek, który można zastosować natychmiast, aby wybawić naszą firmę z bieżących problemów.

Warto wspomnieć, że właśnie ten blog powstał dzięki filozofii Kaizen. Zgodnie z zasadą małych kroków, codziennie przychodząc do biura, poświęcałem 15 minut na regularne pisanie. Mogłem przecież wynając kogoś, kto przeleje moje myśli na papier, jednak użytłem japońskiej metodologii, która pozwala mi znacznie zmienić moje nawyki. Jestem blogerem, tworzę i rozwijam oprogramowanie, doradzam, projektuje, a co najważniejsze znalazłem czas na czytanie przynajmniej 2 książek w miesiącu.

Twoje życie również może się zmienić, jeżeli zaczniesz postępować zgodnie z ideą Kaizen!

Podzielisz się artykułem z innymi? Dzięki poniższym przyciskom zajmie ci to chwilę.