Wsparcie i mentoring przy pracy kreatywnej

Wszyscy przedsiębiorcy posiadają ten sam wspólny element, jest nim czas jakim dysponujemy każdego dnia. Każdy z nas ma do dyspozycji zawsze 24 godziny i to jak go wykorzystujemy zależy wyłącznie od nas. Mimo to wydaje się nam, że niektóre osoby mają go dwa razy więcej.

Każdy z nas pamięta te uczucie, kiedy opuszczasz biuro po niezwykle produktywnym i emocjonującym dniu, kiedy wszystko idzie tak jak należy. Mając odpowiednie podejście i metody, możesz tak się czuć każdego dnia. Nie musisz pracować dłużej ani robić więcej – po prostu powinieneś wykonywać swoją pracę mądrzej.

Dlatego produktywność wielu z nas kojarzy się z czymś, czemu trzeba poświęcić wiele energii, wysiłku i czasu. W końcu najpierw trzeba poznać techniki, a później mądrze je zastosować. Czas złamać ten stereotyp metodą Ivy Lee, która jest szybka i prosta do zastosowania od dziś!

Od czego się zaczeło...

Był rok 1918, kiedy Charles Schwab kierujący Bethlehem Steel Corporation postanowił zatrudnić konsultanta, który zajmie się podniesieniem produktywności w jego firmie. Tym konsultantem został właśnie Ivy Lee - czterdziestoletni specjalista ds. reklamy i pionier w zakresie Public Relation.

Ive Lee zadeklarował, że na wdrożenie jego metody potrzebował zorganizować 15 minutowe rozmowy z każdym z pracowników firmy Charlsa, a zapłata za jego pracę była uznaniowa tzn. Charles mógł zapłacić dowolną kwotę jaką uznał za słuszną. Efekty wdrożenia jego metody były jednak tak spektakularne, że firma Schwab-a stała się drugim największym producentem stalii w Stanach Zjednoczonych, a Lee otrzymał czek na $25.000 (równowartość dzisiejszych $400.000). Zastanawiasz się zapewne co sprawiło, że 15 minut rozmowy dało tak spektakularne rezultaty?

Na czym polega metoda Ivy Lee?

Każdy z pracowników Bethlehem Steel Corporation otrzymał od Ivy Lee metodę opartą o kilka prostych kroków, oto jego instrukcje:

  1. Ostatnim zadaniem przed opuszczeniem zakłądu pracy (to ważne!) jest sporządzenie listy zadań na kolejny dzień.
  2. Z utworzonej listy zadań wybierz maksymalnie 6 najważniejszych, które muszą być wykonane w pierwszej kolejności.
  3. Przepisz je na osobą kartę ustawiając każde z zadań według własnego priorytetu (od najważniejszego na górze).
  4. Następnego dnia pracę rozpocznij od zadania pierwszego na Twojej liście. Nie przechodź do kolejnego, dopóki nie skończysz poprzedniego.
  5. Jeśli pod koniec dnia na liście wciąż będą nieukończone zadania, przenieś je na górę listy na kolejny dzień i dopisz nowe zadania tak aby lista znów zawierała maksymalnie 6 pozycji.
  6. Powtarzaj ten proces codziennie.

Dlaczego to działa?

Można powiedzieć, że metoda jest wręcz banalna. Dlaczego więc okazała się tak skuteczna dla Charles Schwab i jego firmy? Powodów jest przynajmniej kilka, oto one:

  1. Skupiasz swoją uwagę na jednej rzeczy – Nie przeskakujesz między zadaniami i nie realizujesz dwóch rzeczy jednocześnie. Pracujesz z jednym konkretnym problemem aż go rozwiążesz.
  2. Wiesz z czym się mierzysz już dnia poprzedniego – Kiedy po przespanej nocy siadasz do pracy, nie musisz zastanawiać się co zrobić. Twoja lista zadań jest gotowa i od razu możesz zacząc działanie.
  3. Wykorzystujesz siłe papieru - Przy wieloletniej pracy jako producent uważam, że kartka papieru sprawdza się dużo lepiej niż jakiekolwiek aplikacja do zarządzania. To co na niej umieścisz musisz wykonać, zadanie samo z siebie nie zniknie, tak jak możemy to zrobić na komputerze klawiszem delete.
  4. Ustalasz priorytety – Za zadania najważniejsze zabierasz się w pierwszej kolejności. Nawet jeśli nie uda Ci się danego dnia zrobić wszystkiego, to przynajmniej zrobisz jeden lub dwa priorytety.
  5. Ograniczasz liczbę zadań na dany dzień – Ivy Lee wprowadził tutaj granicę 6 zadań, jednak najważniejsze jest tutaj wprowadzenie swojego wyraźnego limitu tak aby uniknąć efektu przytłoczenia i przeładowania.

Mimo, że ta metoda ma już ponad 100 lat, nadal dobrze sprawdza się podczas kreatywnej pracy.

"Zakończ każdy dzień i nie wracaj do niego. Zrobiłeś, co mogłeś. Z pewnością popełniłeś jakieś gafy, ale zapomnij o nich najszybciej, jak tylko się da. Jutro będzie nowy dzień" - Ralph Waldo Emerson

Metoda idealna?

Nie do końca. Najważnieszą wadą metody jest brak możliwości perspektywicznego planowania działań w kierunku osiągania celów kwartalnych, rocznych, czy wieloletnich. Jak zapewnie zauważyłeś metoda skupia się bardziej na działąniu tu i teraz z bierzącymi zasobami jakie posiadamy. Warto mieć świadomość tej cechy, jeśli szukamy sposobu na efektywne działanie długofalowe.

Dla kogo?

Metoda Ive Lee idealnie sprawdzi się u osób, które dopiero zaczynają pracę nad swoją produktywnością. Przed wyjściem z pracy wystarczy poświęcić 15 minut każdego dnia, aby już po tygodniu zauważyć zmianę swojej efektywności pracy. Ta prosta metoda nie wymaga większego przygotowania czy inwestycji naszego czasu, co jest jej wielką zaletą.

Jak ja ją rozwinąłem?

Metoda Ive Lee działa rewelacyjnie przy współpracy z metodologią Kaizen określając jak najmniejsze cele do zrealizowania. Jednak w natłoku codziennej pracy nie zawsze udaje nam się rozbijać poszczególne zadanie na mniejsze kroki. Kolejnego dnia zamiast wykonać zaplanowane zadanie w całości, rozpoczynamy tworzenie zatoru, który po kilku dniach może negatywnie wpłynąc na naszą motywacje do pracy. Dlatego wprowadziłem w tej metodzie krok 7 który wygląda następująco:

Jeżeli przeniesione zadanie na kolejny dzień wymaga dalszej pracy i wiemy, że nie zostanie wykonanie w dniu dzisiejszym postarajmy się na koniec dnia rozbić je na mniejsze działania. Dla przykładu, zadanie "wykonaj nową stronę internetową" jest zadaniem obszernym składającym się z wielu pośrednich procesów jakie trzeba wykonać tj. opracowanie makiet funkcjonalnych, stworzenie szablonu, treści, wybór hostingu. Nie wykonamy tego przecież w ciągu jednego dnia, jeżeli dopiero co zaczeliśmy.

Dla tak rozbitego zadania tworzę osobna listę kroków (co najważniejsze na osobnej kartce papieru) z której wybieram jedno zadanie do wykonania i wplanowuje je na kolejny dzień. Dzięki temu mogę bez problemu realizować różne nie związane ze sobą cele.


Newsletter | Wgląd za kulisy mojego bloga i codziennej pracy.
Raz w miesiącu po jednym mailu. Jeśli twoje zainteresowania pokrywają się z tematyką bloga, na pewno spodoba ci się mój comiesięczny newsletter, który wysyłam w każdy pierwszy czwartek miesiąca do subskrybentów. -------------------------------------------------------------------------------- ---…

Podzielisz się artykułem z innymi? Dzięki przyciskom po prawej stronie ekranu zajmie ci to tylko chwilę.

Pomyślnie zasubskrybowałeś Leszek Król | Wsparcie i mentoring dla branży kreatywnej
Witaj ponownie! Pomyślnie zalogowano.
Świetnie! Pomyślnie zarejestrowano.
Sukces! Twoje konto jest w pełni aktywne, masz teraz dostęp do wszystkich treści.