Czy realizując nowe przedsięwzięcie, zastanawiałeś się czy Twój startup lub firma jest na nie wystarczająco przygotowana, aby w pełni podjąc się jego realizacji? Czy unikanie odpowiedzialności sprawdziło się? Nie? Może czas spróbować czegoś innego...

Stopień ryzyka wiąże się bezpośrednio z problematyką zarządzania przedsięwzięciami, która z kolei zależy od charakterystyki danego problemu do rozwiązania. Przeanalizujmy klika przykładów:

  1. Codzienne gotowanie, możemy porównać do "prawie" skończonego zbioru czynności, które musimy wykonać, aby przygotować nasz obiad. Oczywiście z każdą kolejną potrawą wyrabiamy kolejne nawyki i przyzwyczajenia, jednak baza jest niezmienna. Dlatego też, czynności te możemy zaliczyć do powtarzalnych.
  2. Klasyczne projekty budowlane również dysponują ogromna bazą najlepszych praktyk, standardów i gotowych rozwiązać, co również zalicze je do czynności powtarzalnych, których większość czynników krytycznych można przewidzieć.
  3. Przedsięwzięcia informatyczne są przykładem czynności w której dostrzegamy unikalność za każdym razem uczestnicy stoją przed nowymi wyzwanami, których wystąpienie i wpływ na sukces projektu trudno było przewidzieć.

Nawet jeżeli nie opracowałeś własnej metodyki działania w firmie to pamiętaj, że wszelkie przyzwyczajenia oraz sposoby działania jakie już prowadzisz są sumą Twoich doświadczeń zdobytych w przeszłości.

Dysponując tą wiedzą, spróbujmy zatem zdefiniować, czym jest ryzyko. Ryzykiem możemy nazwać niepewne zdarzenie lub uwarunkowanie, które w przypadku wystapienia może wpłynąc w pozytywny lub negatywny sposób na realizowane przedsięwzięcie.

Klasyfikacja źródeł ryzyka:

Każdy czynnik ryzyka ma określone źródło i przyczyny, które mogą podlegać klasyfikacji, dlatego wyróżniamy:

  1. Przyczyny zewnętrzne - w skład nich wchodzą ogólnodostępne warunki polityczne oraz prawne narzucone przez dane Państwo. Ponadto możemy zaliczyć warunki panujące na danym rynku, a także wymagania instytucji finansowych i agencji ratingowych. W skrócie przyczy zewnętrzne nie są zależne od naszych decyzji.
  2. Przyczyny wewnętrzne - obejmują sposoby zaplanowania przedsięwzięcia (tj. projektu) wraz z występującymi czynnikami ludzkimi. W skrócie są to wszelkie czynniki, które mogą zagrażać realizacji projektu tj. spory licencyjne, problemy z komunikacją, urlopy pracowników, czy też wybrana technoogia z jakiej będziemy korzystali.
"Umiejętności, zdolności oraz motywacja Twoich pracowników przekłada się bezpośrednio na sukces Twojego przedsięwzięcia."

Rodzaje kontroli ryzyka

Wyróżniamy nastepujące metody postępowania z ryzykiem:

  1. Unikanie ryzyka - świadoma odmowa akceptacji chwilowego ryzyka. Metoda ta jest uważana za nieodpowiedzialną.
  2. Zatrzymanie ryzyka - dzielimy na aktywne oraz pasywne. Aktywne zatrzymanie ryzyka jest to świadoma decyzja o zatrzymaniu ryzyka w części lub w całości np. nieopłacenie podatku na czas. Pasywne zatrzymanie ryzyka następuje w sytuacji gdy osoba lub firma podejmuje decyzję o zachowaniu danego ryzyka
  3. Minimalizacja ryzyka, np. wykonanie dodatkowej analizy, która pozwoli lepiej ocenić dostosowanie tworzonego systemu / projektu
  4. Ubezpieczenia - najbardziej powszechna metoda, polegająca na transferze ryzyka, jego dystrybucji oraz kontroli ryzyka rozumianej jako oddziaływanie prewencyjne ubezpieczenia na postawę ubezpieczonego
  5. Zakup informacji, np. dokumentacji do biblioteki open-source, która jest elementem tworzonego oprogramowania
  6. Kontrola ryzyka - działanie podejmowane w celu obniżenia częstości występowania strat, jak i ich potencjalnych następstw oraz redukcji strat po zaistnieniu zdarzenia, któremu nie dało się zapobiec.
  7. Transfer ryzyka - przeniesienie ryzyka na inny podmiot przy wykorzystaniu mechanizmów prawnych (umowa ubezpieczenia, umowa przechowania, umowa o dozór obiektu) oraz działań o charakterze organizacyjnym czy zabezpieczającym
  8. Dystrybucja ryzyka - metoda polegająca na podzieleniu skutków finansowych danego ryzyka na grupę osób lub podmiotów.
  9. Integracja z planem ryzyka, polegająca na integracji planów działań dla poszczególnych czynników ryzyka z całkowitym planem projektu

Jak podejść do analizy ryzyka?

Analizę ryzyka należy rozpocząć od wywiadu, celem lepszego zrozumienia natury oraz zasięgu realizowanego przedsięwzięcia. Podczas wywiadu zbieramy wszystkie potrzebne informacje, które pozwolą nam okreslić ramy projektu, który będziemy realizowali. Zebrane materiały mogą się również przydać do późniejszej ich opini z praktykami biznesu, którzy cechują się większym doświadczeniem w obrębie wybranego zagadnienia.

„Jeżeli aktywnie nie uderzysz w ryzyko, to ono aktywnie uderzy w Ciebie.” - Tom Gilb

Następnie korzystając z wcześniej zgromadzonych materiałów tj. briefu projektowego, zebranych informacji od zespołu, sprawozdań przedsiębiorstwa, baz danych oraz innych raportów możemy przystąpić do wykonania analizy, która będzie polegała na przeanalizowaniu naszej obecnej kondycji, która wskaze nam czy na pewno jesteśmy w tej chwili gotowi na rozpoczęcie tego przedsięwzięcia.

Pamiętaj, że dobrym zachowaniem jest również bieżąca obserwacja własnego otoczenia, zarówno pośrednia jak i bezpośrednia.

Kiedy już zrealizowałeś X przedsięwzięć i zdobyłeś kolejne cenne doświadczenia możesz zacząć modelować swoje procesy za pomocą symulacji komputerowych, wykresów gantta, które ułatwią Tobie prezentację stanu rzeczywistego.

"Nigdy nie unikaj ryzyka! Staraj się zawsze zbadać grunt, na którym zamierzasz stać."

Jak postępować z ryzykiem?

W postępowaniu z ryzykiem możemy wyróżnić dla najważniejsze elementy:

  • prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia, które może wywrzeć wpływ na sukces Twojego przedsięwzięcia
  • wpływu, w jakim stopniu wystąpienie danego czynnika ryzyka zaburzy nam planowany przebieg przedsięwzięcia

Tom Gilb uznawany za założyciela lub głównego inspiratora wielu dyscyplin technicznych, takich jak "wskaźniki oprogramowania" (software metrics) i "ewolucyjne metody zarządzania projektami" zaproponował, aby czynniki ryzyka podzielić na następujące grupy:

  • Znane, czyli takie, o których wiemy że występują. Nie znamy jedynie momentu ich wystąpienia oraz wpływu jaki będą miały na realizację zadań projektowych (np. zmiana organizacyjna w przedsiębiorstwie)
  • Przewidywalne, co do których nie mamy pewności kiedy wystąpią, ale prawdopodobieństwo jest wystarczająco wysokie, aby brać je pod uwagę podczas planowania naszego przedsięwzięcia (np. rozliczanie się z podwykonawcami w oparciu o wachania kursów walut)
  • Nieprzewidywalne, czyli czynniki ryzyka, których wcześniej przewidczenie nie było możliwe. Doskonałym przykładem nieprzewidywalnych czynników ryzyka są kleśki żywiołowe, czy wypadki.

W jaki sposób zatem przystapić to oceny ryzyka? Poniżej zebrałem kilka typowych technik identyfikacji:

  • Prowadzenie list kontrolnych zawierających grupy typowych i/lub najbardziej popularnych czynników ryzyka, które możemy napotkać w naszym projekcie
  • Analiza czynników decyzyjnych, czyli przesłanek do podejmowania decyzji podczas planowania i realizacji przedsięwzięcia
  • Analize założeń, której celem jest porównanie warunków przyjetych przy realizacji obecnego przedsięwzięcia z dotychczasowymi doświadczeniami z poprzednio realizowanych przedsięwzięć
  • Rozłożenie na czynniki pierwsze potencjalnych zagrożeń i problemów, tak aby możliwe było wskazanie czynnika ryzyka.

Następnie wykonujemy analizę ryzyka obejmującą ocenę prawdopodobieństwa i skali potencjalnych strat. Możemy to wykonać w oparciu o:

  • Modele kosztowe oparte o analizę finansową, które jasno wskażą nam potencjalne zagrożenia
  • Modele wydajnościowe badające wpływ czynników ryzyka na postęp przedsięwzięcia
  • Analizy decyzyjne, których celem jest okreslenie potencjalnych rezultatów danego zdarzenia
  • Analizy jakościowe, których celem jest weryfikacja wpływu zdarzeń na jakość tworzonego produktu

Zebrane informacje będa stanowiły idealne narzędzie dla kierownictwa projektu do monitorowania i kontroli naszego przedsięwzięcia. Powinny one również doprowadzić do opracowania Planu Zarządzania Ryzykiem (ang. Risk Management Plan), które stanowić będzie solidne zabezpieczenie Twojego projektu w kryzysowych sytuacjach.

Zauważcie, że ryzyko jest najistotniejszym wrogiem sukcesu naszego przedsięwzięcia. Zarządzanie ryzykiem ma więc podstawowe znaczenie dla osiągnięcia naszych celów, a zastosowanie odpowiednich technik pozwala minimalizować jego negatywny wpływ. Tylko cykliczne zarządzenie procesem i reularne realizowanie zadań gwarantują odpowiednią skuteczność i efekty.

Podzielisz się artykułem z innymi? Dzięki poniższym przyciskom zajmie ci to chwilę.