Zasada 2 minut, czyli skuteczne zarządzanie czasem

Zasada 2 minut, czyli skuteczne zarządzanie czasem

Każdy z nas chyba doświadczył stanu przytłoczenia. Nawet najbardziej zorganizowanym osobom zdarza się odłożyć jakieś ze swoich zadań na później. Według wielu przeprowadzonych badań, potrafimy odkładać w czasie nawet proste i szybkie zadania powodując ich nadmierne gromadzenie się. W pewnym momencie orientujemy się, że musimy zrobić kilka lub nawet kilkanaście rzeczy w jednej chwili, tworząc przy tym niepotrzebną sytuację stresową. Jak nad tym zapanować?

Kiedy najczęściej odkładamy na później?

Przed przystapieniem do realizacji określonego zadania, zazwyczaj rozpoczynamy od planowania. Zdarza się jednak, że czynność którą mamy wykonać jej nie wymaga i okazuje się, że tak naprawdę myślenie zajęło nam dłużej niż skuteczne działanie.

Odkładanie prostych zadań tj. odpowiadanie na e-mail klienta, telefon do mechanika, czy wstawienie pralki może spowodować, że staniemy czuć się przytłoczeni. O rety, tyle rzeczy mam do zrobienia... to zdecydowanie za dużo! Dość łatwo można sobie z tymi problemami poradzić, stosując tak zwaną zasadę dwóch minut.

Zasada 2 minut – na czym polega?

Jeśli czynność, którą chcesz wykonać, zajmie Ci 2 minuty lub mniej, zrób to od razu” - technika ta pozwala znacząco skrócić i uprościć podejmowanie bieżących decyzji, z których każda zużywa mnóstwo naszej energii, którą przecież potrzebujemy, aby efektywniej działać. Zamiast się więc zastanawiać, czy chce mi się odpisać do klienta z rana, czy wieczorem, zadaję sobie szybkie proste pytanie, czy jestem w stanie daną czynność wykonać w 2 minuty. Jeśli tak wykonajmy je! Inne podobne zadania tj. wstawienie pralki, czy telefon do mechanika okażą się do wykonania równięż w czasie 2 minut.

Po chwili zauważysz, że zadania na które zaplanowałeś conajmniej godzinę, wykonałeś je wszystkie w kilka minut, pozbywajac się zbędnego przytłoczenia. Pamiętaj, że w tej technice nie chodzi o dosłowne 2 minuty twojego czasu, ale o krótkie czynności jakie musisz wykonać.

Skąd taki zachwyt tą techniką?

Dlaczego warto zadania zajmujące mniej niż 2 minuty wykonać od razu? Nasz mózg zdecydowanie lubi prostotę i przejrzyste zasady, takie jak „zasada 2 minut”, ponieważ może wtedy znacznie uprościć podejmowanie decyzji i oszczędzić przez to mnóstwo energii. Okazuje się jednak, że mocno ulegamy chwilowym nastrojom, a taka prosta zasada bardzo szybko staje się naszym nawykiem w myśleniu.  Powodów jest co najmniej kilka. Oto niektóre z nich:

  1. Krótkie zadania, wykonane od razu, nie obciążają Twojego umysłu. Nie musisz zaprzątać sobie nimi głowy w nieskończoność,
  2. Zarządzanie krótkimi zadaniami jest dużo bardziej czasochłonne niż ich natychmiastowa realizacja,
  3. Mniejsza ilość zadań na Twojej liście do wykonania, to mniejszy poziom frustracji a w szczególności psychiczna ulga, która pojawia się, gdy widzimy kolejne zadania do wykonania!
  4. Szybkie ukończenie kilku krótkich zadań sprawia, że czujesz się dużo bardziej efektywnie.
  5. Likwidujesz mniejsze rozpraszacze.

Kiedy nie warto jej stosować

Oczywiście jak każda metoda, ta również posiada swoje negatywne konsekwecje. Do których możemy zaliczyć dwa najważniejsze:

  1. Jeśli napływać będą do nas zadania krótkie i pilne, możemy całkowicie wypełnić nimi swój czas, nie zważając w ogóle na to, czy są ważne. Będziemy żyli w przekonaniu, że wykonujemy kolejne zadania w bardzo szybkim tempie, jednak, po pewnym czasie okaże się że nie osiągnęliśmy nic, co miałoby bardziej długofalowe znaczenie.
  2. Zasada 2 minut może osłabić znacząco naszą zdolność koncentracji. Jeśli niezależnie od chwili w jakiej się znajdujemy, będziemy podejmować wyłącznie 2 minutowe zadania natychmiast, może się okazać, że nigdy nie osiągniemy maksymalnego skupienia.

Jeżeli planujesz rozpocząć stosować "zasadę 2 minut", musisz pamietać o nawyku pytania siebie o ważność danego zadania, oraz pilność jego wykonania. Warto również zaplanować bloki czasowe, w których wyeliminujemy wszelkie rozpraszacze.

Pamietaj! - Nie wypełniaj swojego życia rzeczami bez znaczenia, które mogą uszkodzić twoją zdolność do dłuższego skupienia.


Newsletter | Wgląd za kulisy mojego bloga i codziennej pracy.
Raz w miesiącu po jednym mailu. Jeśli twoje zainteresowania pokrywają się z tematyką bloga, na pewno spodoba ci się mój comiesięczny newsletter, który wysyłam w każdy pierwszy czwartek miesiąca do subskrybentów. -------------------------------------------------------------------------------- ---…

Podzielisz się artykułem z innymi? Dzięki przyciskom po prawej stronie ekranu zajmie ci to tylko chwilę.

Leszek Król

Leszek Król

Toruń, Polska
Specjalizuję się w budowaniu marki, strategicznym storytellingu, kreatywnym wykorzystaniu grywalizacji oraz sprzedaży pomagając podejmować właściwe decyzje - budując długofalową relację z odbiorcą.